Biznes

Organizacja dokumentów w firmie

Skuteczna organizacja dokumentów w firmie to jeden z elementów jej efektywnego funkcjonowania. Uporządkowany obieg, zarówno na poziomie proceduralnym jak i praktycznym, pozwala czuć się komfortowo zarówno pracownikom biurowym, jak i kadrze zarządzającej. Istnieje szereg działań, które pomagają usprawnić obieg dokumentów.

Podstawowe zasady organizacji dokumentów w firmie

Organizacja dokumentów w firmie przybiera dwie formy – tradycyjną (dobrą dla małych i średnich firm) oraz poprzez wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów (polecaną w dużych przedsiębiorstwach). System ten pozwala wprowadzić dokument do stałego podglądu, umożliwia jego przekierowywanie oraz śledzenie ścieżki, zgodnie z nadanymi uprawnieniami. Żadna firma jednak nie jest w stanie uniknąć ostatecznego etapu, a więc archiwizacji dokumentów, zgodnie z wewnętrznymi procedurami oraz wymogami prawnymi. Zarówno w pierwszym, jak i drugim przypadku niezbędne jest zastosowanie funkcjonalnych i solidnych materiałów biurowych.

Etapy organizacji dokumentów

Wśród podstawowych zasad obiegu dokumentów, będących jego niezbędną częścią, a jednocześnie czyniącego go łatwym i przejrzystym są:

  • ustalenie stałej i czytelnej metody nazewnictwa dokumentów;
  • prawidłowe i wyraźne datowanie dokumentów;
  • uporządkowany system zapisu plików elektronicznych oraz dokumentów papierowych wraz z ustalonym miejscem ich przechowywania.

Narzędzia do uporządkowanej archiwizacji

Narzędzia, które umożliwiają wykonywanie powyższych zadań, to przede wszystkim:

  • koszulki – niezbędne w każdym biurze, pozwalają na pogrupowanie kilkunastostronicowych dokumentów, chroniąc je przed zniszczeniem, blaknięciem czy wygnieceniem, doskonale krystaliczne umożliwiają pracę z rzutnikiem;
  • skoroszyty z folii PCV z oczkami lub bez – posiadają wymienny pasek oraz wąsy do wpięcia koszulek lub bezpośrednio – dziurkowanych dokumentów;
  • skoroszyty tekturowe – wykonane z tektury bezkwasowej dobrze chronią istotną zawartość, sprawdzają się w długoletniej archiwizacji;
  • teczki tekturowe – pojemne, wykonane z bezkwasowej tektury, posiadają dodatkowe 3 klapki chroniące dokumenty przed wysunięciem;
  • segregatory – dostępne z grzbietami o różnej szerokości, z wygodnym miejscem na podpis;
  • kartony archiwizacyjne – wykonane z solidnej tektury pudełka, z miejscem na oznakowanie tematu/numeru sprawy oraz otworem ułatwiającym wyjmowanie pozwalają pogrupować dokumenty o podobnej tematyce.

2 thoughts on “Organizacja dokumentów w firmie

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *